Der erste Mitarbeiter: Was du 2026 als Arbeitgeber wirklich beachten musst

Irgendwann kommt der Punkt, an dem die Arbeit nicht mehr in einen Kopf passt. Du stellst zum ersten Mal jemanden ein — und merkst schnell: Der Arbeitsvertrag, über den du dir wochenlang Gedanken gemacht hast, ist der kleinste Teil der Sache.

Denn mit der ersten Einstellung wirst du etwas, das du vorher nicht warst: Arbeitgeber. Und damit übernimmst du drei Rollen gleichzeitig, für die es je eigene Behörden, eigene Fristen und eigene Bußgelder gibt — Steuereinbehalter für das Finanzamt, Beitragseinzieher für die Sozialversicherung und Verantwortlicher für Sicherheit und Gesundheit eines anderen Menschen.

Dieser Artikel ist der Fahrplan dafür. In der Reihenfolge, in der es passiert, mit allen Werten für 2026 — und mit den Stellen, an denen es typischerweise schiefgeht.

Vorab, ehrlich: Das hier ist allgemeine Systematik mit Gesetzesbezug, Stand 2026 — keine Rechts- oder Steuerberatung für deinen Einzelfall. Arbeitsrecht ist einzelfallabhängig, und die verbindliche Entgeltabrechnung gehört in die Hände deines Steuerberaters oder eines Lohnbüros. Wir sagen dir, was auf dich zukommt, damit du die richtigen Fragen stellen kannst.

Schritt 1: Die Betriebsnummer — ohne sie geht gar nichts

Bevor du irgendjemanden zur Sozialversicherung anmelden kannst, brauchst du eine Betriebsnummer. Die vergibt die Bundesagentur für Arbeit, sie ist achtstellig, und sie identifiziert deinen Betrieb in jeder einzelnen Meldung, die du je abgeben wirst.

Beantragt wird sie online über den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur. Kostet nichts, dauert in der Regel wenige Tage — aber sie ist die Voraussetzung für alles, was danach kommt. Wer sie erst am Tag vor dem Arbeitsbeginn beantragt, kann die Anmeldung nicht fristgerecht abgeben.

Praxistipp: Beantrage sie, sobald die Entscheidung für eine Einstellung gefallen ist — nicht erst, wenn der Vertrag unterschrieben ist.

Schritt 2: Die Berufsgenossenschaft — die Woche, die viele verpassen

Die gesetzliche Unfallversicherung ist die einzige Sozialversicherung, die der Arbeitgeber allein trägt — kein Cent davon wird vom Lohn abgezogen. Zuständig ist die Berufsgenossenschaft deiner Branche.

Und hier steht eine Frist im Gesetz, die überraschend kurz ist: Nach § 192 SGB VII muss ein Unternehmen sich binnen einer Woche nach Aufnahme der Tätigkeit bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden.

Wer das verschläft, riskiert Beitragsnachforderungen rückwirkend bis zum Beginn der Tätigkeit. Die Höhe des Beitrags richtet sich nach der Lohnsumme und dem Gefahrtarif deiner Branche — ein Büro zahlt einen Bruchteil dessen, was ein Dachdeckerbetrieb zahlt. Eine pauschale Prozentzahl gibt es deshalb nicht; frag bei deiner BG konkret nach.

Schritt 3: Was du vom Menschen brauchst, bevor du abrechnen kannst

Ohne diese Daten kann keine Lohnabrechnung entstehen:

Dazu je nach Branche: Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, Gesundheitszeugnis (Lebensmittel), Nachweise über Qualifikationen. Eine Schwerbehinderung darf der Mitarbeiter freiwillig angeben — fragen darfst du im Bewerbungsgespräch grundsätzlich nicht.

ELStAM heißt „Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale" und ersetzt die alte Lohnsteuerkarte. Du meldest den Mitarbeiter mit Steuer-ID und Geburtsdatum an, die Finanzverwaltung stellt daraufhin Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmal zum Abruf bereit. Ohne Steuer-ID kein Abruf — und ohne Abruf muss nach Steuerklasse VI abgerechnet werden, der teuersten für den Mitarbeiter.

Schritt 4: Der Arbeitsvertrag — seit 2025 darf er digital sein

Ein Arbeitsvertrag muss in Deutschland grundsätzlich nicht schriftlich geschlossen werden. Was aber sehr wohl vorgeschrieben ist: der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz (NachwG).

Und hier hat sich zum 1. Januar 2025 durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV etwas Praktisches geändert: Der Nachweis darf jetzt in Textform (§ 126b BGB) erfolgen — also per E-Mail oder über ein HR-System. Vorher musste es ein eigenhändig unterschriebenes Papier sein.

Die Fristen sind gestaffelt:

• •Am ersten Arbeitstag: die Kernangaben — Namen und Anschriften beider Seiten, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, vereinbarte Arbeitszeit
• •Bis zum 7. Kalendertag: weitere Angaben zum Arbeitsverhältnis
• •Bis zum Ablauf eines Monats: der Rest, etwa Urlaubsdauer, Kündigungsfristen, Hinweise auf Tarifverträge

Verstöße gegen das Nachweisgesetz sind seit August 2022 bußgeldbewehrt — bis zu 2.000 Euro je Verstoß, auch bei bloß verspätetem Nachweis.

Die eine Ausnahme, die teuer wird: Eine Befristung braucht weiterhin echte Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Wer einen befristeten Vertrag nur per E-Mail schließt, hat keinen befristeten Vertrag — sondern einen unbefristeten. Das ist der teuerste Formfehler im deutschen Arbeitsrecht.

Schritt 5: Was ein Mitarbeiter 2026 wirklich kostet

Das Bruttogehalt ist nicht dein Kostenblock. Dazu kommt der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung — und der ist gut kalkulierbar.

Beitragssätze 2026:

Der kassenindividuelle Zusatzbeitrag liegt 2026 im Durchschnitt bei 2,9 % und wird ebenfalls hälftig geteilt. Die tatsächliche Höhe steht auf der Mitgliedsbescheinigung.

Beitragsbemessungsgrenzen 2026 (monatlich, bundeseinheitlich): Kranken- und Pflegeversicherung 5.812,50 €, Renten- und Arbeitslosenversicherung 8.450 €. Oberhalb dieser Grenzen steigen die Beiträge nicht weiter — die Faustregel „rund 20 % Aufschlag" gilt deshalb nur unterhalb davon.

Beispielrechnung, 3.000 € Bruttogehalt:

Das sind rund 22 % Aufschlag — plus den Beitrag zur Berufsgenossenschaft, der branchenabhängig obendrauf kommt.

Drei Details, die oft untergehen:

• •U1 und U2 sind kassenindividuell. Die Sätze oben sind Beispielwerte. Deine Krankenkasse hat eigene, und bei U1 kannst du zwischen Erstattungssätzen wählen — höhere Umlage, höhere Erstattung.
• •U1 zahlst du nur als kleiner Betrieb. Am Ausgleichsverfahren für Krankheitsfälle nehmen Arbeitgeber mit nicht mehr als 30 Arbeitnehmern teil. U2 dagegen zahlen alle, unabhängig von der Größe und unabhängig davon, ob überhaupt Frauen beschäftigt sind.
• •Sachsen rechnet anders. Weil Sachsen den Buß- und Bettag nicht abgeschafft hat, trägt dort der Arbeitnehmer 2,3 % der Pflegeversicherung und der Arbeitgeber nur 1,3 %.

Kinderlose Arbeitnehmer ab 23 Jahren zahlen zusätzlich 0,6 % Zuschlag zur Pflegeversicherung — allein, ohne Arbeitgeberbeteiligung. Ab dem zweiten Kind unter 25 Jahren sinkt der Arbeitnehmeranteil dagegen um 0,25 Prozentpunkte je Kind, maximal um 1,0 Punkt.

Schritt 6: Zwei Rhythmen, nicht einer

Hier passiert der häufigste Anfängerfehler. Lohnsteuer und Sozialversicherung haben unterschiedliche Fälligkeiten — wer beides auf den 10. legt, zahlt die Sozialversicherung regelmäßig zu spät.

Sozialversicherung — noch im laufenden Monat:

• •Der Beitragsnachweis muss spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit bei der Einzugsstelle sein, also um 0 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstags.
• •Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wurde. Also bevor du überhaupt weißt, wie der Monat endet — Schätzung ist ausdrücklich vorgesehen, die Differenz wird im Folgemonat ausgeglichen.

Lohnsteuer — im Folgemonat:

• •Die Lohnsteuer-Anmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums elektronisch zu übermitteln (§ 41a EStG), und bis dahin ist die einbehaltene Steuer auch abzuführen.
• •Wie oft, hängt von der Lohnsteuer des Vorjahres ab: über 5.000 € monatlich, 1.080 bis 5.000 € vierteljährlich, unter 1.080 € jährlich. Beim ersten Mitarbeiter mit kleinem Gehalt landest du oft im Quartals- oder Jahresrhythmus.

Und die Meldungen an die Sozialversicherung laufen seit 2006 ausschließlich elektronisch über das DEÜV-Verfahren: Anmeldung mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens aber sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. In elf besonders kontrollierten Branchen — Bau, Gastronomie, Personenbeförderung, Speditionen, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft und weitere nach § 2a SchwarzArbG — gilt zusätzlich die Sofortmeldung: spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung, nicht erst zur Abrechnung.

Schritt 7: Minijob, Midijob oder Teilzeit? Die Grenzen 2026

Der gesetzliche Mindestlohn steigt 2026 auf 13,90 € pro Stunde — der größte Sprung seit seiner Einführung 2015.

Weil die Minijob-Grenze seit 2022 dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt ist, verschiebt sie sich automatisch mit: 13,90 € × 10 Wochenstunden × 52 Wochen ÷ 12 Monate = 602,83 €, aufgerundet 603 € im Monat.

Beim gewerblichen Minijob zahlt der Arbeitgeber Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale statt der üblichen Beiträge: 13 % Krankenversicherung, 15 % Rentenversicherung, 2 % Pauschsteuer, dazu U1 0,8 %, U2 0,22 % und 0,15 % Insolvenzgeldumlage — zusammen 31,17 % seit dem 1. Januar 2026. Der Minijobber selbst zahlt nur den Eigenanteil zur Rentenversicherung, von dem er sich befreien lassen kann.

Ein Minijob ist also nicht „günstiger" im Prozentsatz — er ist planbarer, weil der Mitarbeiter netto fast das volle Geld bekommt.

Im Übergangsbereich greift eine Gleitzonenformel: Der Arbeitnehmeranteil beginnt bei 603,01 € nahe null und wächst erst bis 2.000 € auf den vollen Satz an. Der Arbeitgeber zahlt in diesem Bereich mehr als die Hälfte. Das ist bewusst so gebaut — und es ist der Grund, warum du diese Fälle nicht mit einer normalen Prozentrechnung abrechnen kannst.

Schritt 8: Aufschreiben, aufbewahren, nachweisen

Arbeitszeit. Dass Arbeitszeit erfasst werden muss, steht seit dem EuGH-Urteil von 2019 und dem BAG-Beschluss von 2022 fest — unabhängig davon, dass die angekündigte Reform des Arbeitszeitgesetzes noch aussteht. Erfasst gehören Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Für Minijobs ist es ausdrücklich geregelt: § 17 MiLoG verpflichtet alle Minijob-Arbeitgeber (außer Privathaushalte) sowie sämtliche Betriebe der elf Branchen nach § 2a SchwarzArbG, die Arbeitszeiten binnen sieben Kalendertagen aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Kontrolliert wird vom Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit), und Verstöße kosten bis zu 30.000 €.

Lohnkonto. Für jeden Mitarbeiter und jedes Kalenderjahr führst du ein Lohnkonto mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen und bei jeder Zahlung Art und Höhe des Arbeitslohns samt einbehaltener Lohnsteuer (§ 41 EStG). Aufzubewahren bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die letzte eingetragene Lohnzahlung folgt.

Jahresabschluss der Lohnkonten. Nach Ablauf des Jahres übermittelst du die elektronische Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt — bis Ende Februar des Folgejahres (§ 41b EStG). Der Mitarbeiter bekommt einen Ausdruck.

Schritt 9: Arbeitsrecht in Kurzform

• •Urlaub: Mindestens 24 Werktage im Jahr (§ 3 BUrlG). Werktage sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen — bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Urlaubstagen. Der volle Anspruch entsteht erstmals nach sechs Monaten Bestehen des Arbeitsverhältnisses.
• •Krankheit: Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen (§ 3 EFZG) — der Anspruch entsteht allerdings erst nach vier Wochen ununterbrochenem Arbeitsverhältnis. Als kleiner Betrieb bekommst du über die U1-Umlage einen erheblichen Teil davon erstattet.
• •Betriebliche Altersversorgung: Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Entgeltumwandlung. Wenn er ihn nutzt, musst du 15 % des umgewandelten Betrags als Zuschuss beisteuern, soweit du Sozialversicherungsbeiträge einsparst (§ 1a BetrAVG).
• •Schwellenwerte für später: Ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern kann ein Betriebsrat gewählt werden. Das Kündigungsschutzgesetz greift erst bei mehr als 10 regelmäßig Beschäftigten — beim ersten Mitarbeiter bist du also noch Kleinbetrieb. Ab 20 Arbeitsplätzen im Jahresdurchschnitt gilt die Beschäftigungspflicht für schwerbehinderte Menschen (§ 154 SGB IX), sonst wird Ausgleichsabgabe fällig.

Schritt 10: Arbeitsschutz — der Teil, den fast alle vergessen

Sobald ein einziger Mensch für dich arbeitet, bist du für dessen Sicherheit verantwortlich. Diese Verantwortung ist nicht delegierbar — Aufgaben kannst du übertragen, die Haftung bleibt bei dir.

Konkret heißt das mindestens:

• •Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG — schriftlich, auch im Ein-Personen-Büro. Sie ist die Grundlage von allem anderen.
• •Unterweisung des Mitarbeiters bei der Einstellung und danach regelmäßig.
• •Erste Hilfe: Material, Aushang, ausgebildete Ersthelfer.
• •Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit nach dem Arbeitssicherheitsgesetz und der DGUV Vorschrift 2. Für Kleinbetriebe gibt es vereinfachte Betreuungsmodelle, teils das „Unternehmermodell", bei dem du selbst geschult wirst statt dauerhaft eine Fachkraft zu binden. Deine Berufsgenossenschaft berät dazu kostenlos — nutze das.

Neu im Jahr 2026

Vier Dinge, die 2026 anders sind als im Vorjahr:

• 1.Mindestlohn 13,90 € und damit Minijob-Grenze 603 €, Übergangsbereich bis 2.000 €.
• 2.Neue Beitragsbemessungsgrenzen: 5.812,50 € in der Kranken- und Pflegeversicherung, 8.450 € in der Renten- und Arbeitslosenversicherung.
• 3.Die Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzug wurde umgebaut. Die bisherige Mindestvorsorgepauschale entfällt; stattdessen werden private Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge nach den tatsächlichen Verhältnissen berücksichtigt und ein eigener Teilbetrag für die Arbeitslosenversicherung eingeführt (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 EStG). Für dich heißt das vor allem: Lohnsoftware, die noch nach altem Stand rechnet, zieht zu viel Lohnsteuer ab.
• 4.Aktivrente. Wer nach Erreichen der Regelaltersgrenze weiterarbeitet, kann bis zu 2.000 € im Monat steuerfrei verdienen. Wichtig für dich als Arbeitgeber: Dieser Freibetrag kommt nicht über ELStAM — du musst die Voraussetzungen selbst prüfen und dokumentieren und den Betrag in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert ausweisen. Sozialversicherungsrechtlich ändert sich nichts, dein Arbeitgeberanteil bleibt.

Was Software kann — und was nicht

Jetzt der ehrliche Teil, den du in den meisten Anbieter-Texten nicht findest.

Eine Buchhaltungssoftware wie ehrlicheElster kann dir die Kalkulation abnehmen: Was kostet dieser Mitarbeiter mich wirklich, was bleibt ihm netto, wie sehen die Lohnbuchungen im Journal aus, wie wirkt sich das auf deine Zahlen aus. Das ist genau der Teil, den du brauchst, bevor du die Entscheidung triffst — und den du monatlich brauchst, damit die Personalkosten sauber in der Buchhaltung landen.

Was sie nicht tut, und was dir kein seriöser Anbieter im Vorbeigehen verspricht:

• •ELStAM abrufen — dafür braucht es die Anbindung an die Finanzverwaltung.
• •DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise an die Krankenkassen senden — dafür braucht es ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm.
• •Die Lohnsteuer-Anmeldung übermitteln.
• •Nach dem amtlichen Programmablaufplan rechnen, der jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht wird und den jede verbindliche Entgeltabrechnung abbilden muss.

Der Grund, warum das wichtig ist: Nach § 42d EStG haftet der Arbeitgeber für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat. Nicht die Software, nicht der Anbieter. Wenn zu wenig einbehalten wurde, holt sich das Finanzamt die Differenz bei dir.

Deshalb lautet die ehrliche Empfehlung für den ersten Mitarbeiter: Kalkuliere selbst, rechne verbindlich über ein Lohnbüro oder deinen Steuerberater ab. Das kostet für einen einzelnen Mitarbeiter typischerweise einen niedrigen zweistelligen Betrag im Monat — und nimmt dir die Haftung für Meldeverfahren ab, die du sonst nebenbei lernen müsstest.

Die Checkliste zum Abhaken

Vor dem ersten Arbeitstag

• 1.Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen
• 2.Zuständige Berufsgenossenschaft klären und anmelden (binnen einer Woche nach Tätigkeitsaufnahme)
• 3.Steuer-ID, Geburtsdatum, SV-Nummer, Krankenkasse und IBAN einsammeln
• 4.Arbeitsvertrag bzw. Nachweis der wesentlichen Bedingungen — Kernangaben liegen am ersten Arbeitstag vor
• 5.Bei befristeten Verträgen: echte Unterschrift auf Papier, vor Arbeitsbeginn
• 6.Gefährdungsbeurteilung erstellen, Unterweisung einplanen, Erste-Hilfe-Material prüfen
• 7.Lohnbüro oder Steuerberater beauftragen — oder ein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm einrichten

Im laufenden Betrieb

• 8.ELStAM abrufen und bei Änderungen aktualisieren
• 9.Arbeitszeiten erfassen — bei Minijobs und in den elf Branchen nach § 2a SchwarzArbG binnen sieben Tagen
• 10.Beitragsnachweis und Sozialversicherungsbeiträge: noch im laufenden Monat, drittletzter Bankarbeitstag
• 11.Lohnsteuer-Anmeldung: bis zum 10. des Folgemonats
• 12.Lohnkonto führen und sechs Jahre aufbewahren
• 13.Nach Jahresende: elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis Ende Februar

Der erste Mitarbeiter ist kein Formular, sondern ein Systemwechsel. Aber er ist beherrschbar — wenn du weißt, welche Fristen wirklich harte Fristen sind. Die drei, die du dir merken solltest: eine Woche für die Berufsgenossenschaft, der erste Arbeitstag für die Kernangaben im Nachweis, und der drittletzte Bankarbeitstag für die Sozialversicherung. Der Rest ist Routine.