Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Sie mindern Ihren Gewinn und damit Ihre Steuerlast.
Die wichtigsten Kategorien
Bürokosten
Büromaterial, Drucker, Toner, Porto, Büromöbel (unter 800 EUR netto sofort absetzbar).
Software & IT
SaaS-Abos, Hosting, Domains, Lizenzen — voll als Betriebsausgabe absetzbar.
Telefon & Internet
Geschäftliche Nutzung voll absetzbar. Bei gemischter Nutzung: geschäftlichen Anteil schätzen (oft 50-80%).
Reisekosten
Fahrtkosten, Hotel, Verpflegungsmehraufwand nach Pauschalen:
- •Ab 8h Abwesenheit: 14 EUR
- •Ab 24h: 28 EUR
- •Übernachtung: tatsächliche Kosten
Bewirtung (Geschäftsessen)
- •70% der Kosten als Betriebsausgabe absetzbar
- •100% Vorsteuerabzug möglich
- •Anlass und Teilnehmer sind immer aufzuzeichnen — unabhängig vom Betrag (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG)
- •Ab 250 EUR brutto muss die Restaurantrechnung zusätzlich auf den Namen des Bewirtenden lauten (§ 14 Abs. 4 UStG, § 33 UStDV)
Fahrtkosten
- •Firmenwagen: 1%-Regelung oder Fahrtenbuch
- •Privat-PKW geschäftlich: 0,30 EUR/km
Versicherungen
Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht, Rechtsschutz (beruflich) — voll absetzbar.
Was das Finanzamt NICHT akzeptiert
- •Private Lebenshaltung (Lebensmittel, Kleidung)
- •Geldstrafen und Bußgelder
- •Geschenke über 50 EUR pro Person/Jahr (nicht abzugsfähig)
- •Repräsentationsaufwand ohne betrieblichen Bezug
Die goldene Regel: Belege aufbewahren
Ohne Beleg keine Betriebsausgabe. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre. Digitale Belege sind zulässig, wenn sie GoBD-konform archiviert werden.
Automatisch kategorisieren mit KI
Die KI-Belegerkennung von ehrlicheelster.de ordnet Ihre Ausgaben automatisch der richtigen Kategorie zu — inklusive Erkennung von Bewirtungsbelegen, Reisekosten und der korrekten Steuersätze.