Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge zwischen der ehrlicheElster (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden (nachfolgend „Nutzer“) über die Nutzung der webbasierten Buchhaltungs- und Unternehmensverwaltungssoftware „ehrlicheElster“ (nachfolgend „Plattform“).

(2) Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (B2B). Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist nicht vorgesehen. Mit der Registrierung bestätigt der Nutzer, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Nutzers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn und soweit der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung der cloud-basierten SaaS-Plattform „ehrlicheElster“ zur Nutzung über das Internet. Die Plattform dient der digitalen Buchhaltung, Rechnungsstellung, Angebotserstellung, Vertragsverwaltung, Ausgabenerfassung, KI-gestützten Assistenz und Bankanbindung für Unternehmen.

(2) Der Anbieter stellt die Plattform in der jeweils aktuellen Version zur Verfügung. Der Funktionsumfang richtet sich nach dem vom Nutzer gewählten Tarif.

(3) Der Anbieter erbringt keine steuerliche Beratung. Die Plattform ersetzt keine Steuerberatung durch zugelassene Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. KI-generierte Antworten und Auswertungen dienen ausschließlich der Orientierung und stellen keine rechtsverbindliche Auskunft dar.

§ 3 Vertragsschluss, Registrierung und Nutzerkonto

(1) Der Vertrag über die Nutzung des Free-Tarifs kommt mit Abschluss der Registrierung und Freischaltung des Nutzerkontos zustande. Der Vertrag über einen kostenpflichtigen Tarif kommt zustande, indem der Nutzer im Bestellprozess einen Tarif und einen Abrechnungszeitraum auswählt und den Bestellvorgang über den Zahlungsdienstleister abschließt; die Annahme durch den Anbieter erfolgt durch Freischaltung des gewählten Tarifs.

(2) Die Nutzung der Plattform setzt eine Registrierung voraus. Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese aktuell zu halten.

(3) Jeder Nutzer erhält ein persönliches Konto. Die Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Der Nutzer haftet für alle Aktivitäten, die unter seinem Konto erfolgen.

(4) Der Nutzer kann innerhalb seines Kontos eine oder mehrere Organisationen (Firmen) anlegen. Die Daten jeder Organisation werden strikt voneinander getrennt gespeichert.

(5) Der Nutzer kann weitere Teammitglieder zu seiner Organisation einladen und diesen unterschiedliche Rollen zuweisen (Owner, Admin, Member, Viewer, Steuerberater). Der einladende Nutzer trägt die Verantwortung für die Zugriffsrechte seiner Teammitglieder.

§ 4 Leistungsbeschreibung

Die Plattform umfasst je nach gewähltem Tarif die folgenden Module und Funktionen:

§ 5 Preise und Zahlung

(1) Die Nutzung der Plattform ist im Tarif „Free“ dauerhaft kostenlos möglich. Für einen erweiterten Funktionsumfang stehen zusätzlich die kostenpflichtigen Tarife „Smart“ (vormals „Basis“), „Pro“ (vormals „Professional“) und „Business“ (vormals „Enterprise“) zur Verfügung. Der Funktionsumfang der einzelnen Tarife ergibt sich aus der folgenden Übersicht:

(2) Alle angegebenen Preise der kostenpflichtigen Tarife verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %). Der Free-Tarif ist unentgeltlich.

(3) Der Free-Tarif kann ohne Angabe von Zahlungsmitteldaten dauerhaft genutzt werden und läuft nicht automatisch aus. Ein Wechsel vom Free-Tarif in einen kostenpflichtigen Tarif setzt eine gesonderte, aktive Auswahl des Nutzers voraus.

(4) Nutzer können je Organisation einmalig für 14 Tage den Pro-Tarif kostenlos testen („Pro-Test“). Der Pro-Test wird durch eine gesonderte, aktive Auswahl des Nutzers gestartet; eine Angabe von Zahlungsmitteldaten ist hierfür nicht erforderlich. Er endet automatisch nach Ablauf der 14 Tage; die Organisation wird anschließend automatisch in den kostenlosen Free-Tarif überführt. Es erfolgt keine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement.

(5) Die Abrechnung der kostenpflichtigen Tarife erfolgt je nach gewähltem Abrechnungszeitraum monatlich, vierteljährlich (3 Monate) oder jährlich im Voraus. Der Preis je Zahlweise ergibt sich aus der vorstehenden Übersicht; die monatliche Zahlweise ist gegenüber der vierteljährlichen und der jährlichen Zahlweise mit einem Aufschlag versehen. Für Neukunden gilt in jeder Zahlweise ein vergünstigtes Einführungsangebot für den ersten Abrechnungszeitraum (Beträge siehe vorstehende Übersicht); ab dem zweiten Abrechnungszeitraum gilt der reguläre Preis, der im Bestellprozess ausgewiesen wird. Das Einführungsangebot kann je Organisation einmalig in Anspruch genommen werden; maßgeblich ist, ob für die Organisation bereits zuvor ein kostenpflichtiges Abonnement abgerechnet wurde. Die Zahlung erfolgt zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums über den Zahlungsdienstleister Mollie (Mollie B.V., Amsterdam, Niederlande) automatisch über das vom Nutzer hinterlegte Zahlungsmittel. Der Anbieter behält sich vor, bei Zahlungsverzug den Zugang zu den kostenpflichtigen Funktionen zu sperren; der Zugang zum Free-Tarif sowie die Möglichkeit des Datenexports bleiben hiervon unberührt.

(6) Ein Wechsel in einen höheren Tarif (Upgrade) ist jederzeit möglich und wird mit Abschluss des Bestellvorgangs wirksam. Ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif (Downgrade) wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam. Bereits gezahlte Entgelte für den laufenden Abrechnungszeitraum werden nicht anteilig erstattet.

(7) Der Anbieter behält sich vor, die Preise der kostenpflichtigen Tarife mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 4 Wochen zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums anzupassen. Der Nutzer hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisänderung.

§ 6 Datenschutz

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Nutzers ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

(2) Einzelheiten zur Datenverarbeitung sind der Datenschutzerklärung zu entnehmen, die Bestandteil dieser AGB ist.

(3) Soweit der Nutzer im Rahmen der Plattformnutzung personenbezogene Daten Dritter verarbeitet (z. B. Kundendaten in Rechnungen), handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird mit der Registrierung Vertragsbestandteil und ist jederzeit unter ehrlicheelster.de/avv abrufbar.

(4) Alle Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Auch die KI-Assistenz-Funktion verarbeitet KI-Inhalte ausschließlich innerhalb der EU über AWS Bedrock (EU, Region Frankfurt / eu-central-1); die Inhalte verlassen die EU nicht. Eine Übermittlung in Drittländer findet im Rahmen der KI-Funktion somit nicht statt.

§ 7 Pflichten des Nutzers

(1) Der Nutzer verpflichtet sich, die Plattform ausschließlich für rechtmäßige Zwecke im Rahmen seiner gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit zu nutzen.

(2) Der Nutzer ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm eingegebenen Daten selbst verantwortlich. Dies umfasst insbesondere die korrekte Erfassung von Rechnungsdaten, Steuerinformationen und Bankverbindungen.

(3) Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn er Kenntnis davon erlangt, dass unbefugte Dritte seine Zugangsdaten kennen.

(4) Es ist untersagt, die Plattform in einer Weise zu nutzen, die deren Betrieb gefährdet, übermäßig belastet oder die Sicherheit anderer Nutzer beeinträchtigt. Insbesondere sind automatisierte Zugriffe, Scraping und Reverse-Engineering der Plattform nicht gestattet.

§ 8 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Der Anbieter haftet nicht für die inhaltliche Richtigkeit der vom KI-Assistenten generierten Antworten. Die KI-Funktion dient ausschließlich der Unterstützung und ersetzt keine professionelle steuerliche oder rechtliche Beratung.

(4) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die durch fehlerhafte Eingaben des Nutzers, unrichtige Buchhaltungsdaten oder die Nichtbeachtung gesetzlicher Vorschriften durch den Nutzer entstehen.

(5) Die Haftung für den Verlust von Daten ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Nutzer entstanden wäre.

§ 9 Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 % im Jahresmittel. Hiervon ausgenommen sind Zeiten geplanter Wartungsarbeiten, höherer Gewalt sowie Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen.

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit im Voraus angekündigt und in verkehrsarme Zeiten gelegt. Der Anbieter ist berechtigt, notwendige Wartungsarbeiten auch ohne vorherige Ankündigung durchzuführen, wenn dies zur Aufrechterhaltung der Sicherheit oder Funktionsfähigkeit der Plattform erforderlich ist.

(3) Die Verfügbarkeit von Drittanbieter-Schnittstellen (insbesondere des Kontoinformationsdienstes finAPI sowie der Anbieter Wise und Revolut), des Zahlungsdienstleisters Mollie sowie der über AWS Bedrock (EU, Frankfurt) betriebenen KI-Funktion liegt nicht im Verantwortungsbereich des Anbieters. Vorübergehende Einschränkungen dieser Dienste begründen keinen Anspruch des Nutzers auf Minderung oder Schadensersatz.

§ 10 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag über die Nutzung der Plattform wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Seiten jederzeit ohne Einhaltung einer Frist mit Wirkung zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Nach der Kündigung eines kostenpflichtigen Tarifs behält der Nutzer den vollen Funktionsumfang bis zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums; anschließend wird die Organisation automatisch in den kostenlosen Free-Tarif überführt.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• der Nutzer gegen wesentliche Bestimmungen dieser AGB verstößt,
• der Nutzer mit der Zahlung trotz Mahnung länger als 30 Tage in Verzug ist,
• der Nutzer die Plattform für rechtswidrige Zwecke nutzt.

(3) Die Kündigung kann schriftlich, per E-Mail an [email protected] oder über die Kontoeinstellungen in der Plattform erfolgen.

(4) Nach Beendigung des Vertrages werden die Daten des Nutzers innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB).

(5) Der Nutzer hat die Möglichkeit, seine Daten vor Vertragsbeendigung über die Export-Funktion der Plattform herunterzuladen.

§ 11 Geistiges Eigentum

(1) Alle Rechte an der Plattform, einschließlich der Software, des Designs, der Marken und der Inhalte, verbleiben beim Anbieter. Dem Nutzer wird ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer des Vertrages eingeräumt.

(2) Die vom Nutzer eingegebenen Daten und hochgeladenen Dokumente verbleiben im Eigentum des Nutzers. Der Anbieter erhält lediglich die zur Erbringung der Dienstleistung erforderlichen Nutzungsrechte.

§ 12 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern dies aus sachlich gerechtfertigten Gründen erforderlich ist (z. B. Änderung der Rechtslage, Erweiterung des Funktionsumfangs, Anpassung an technische Entwicklungen).

(2) Änderungen werden dem Nutzer mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten in Textform (per E-Mail) mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen.

(3) Der Nutzer wird in der Änderungsmitteilung auf sein Widerspruchsrecht und die Rechtsfolgen des Schweigens hingewiesen. Im Falle des Widerspruchs hat der Anbieter das Recht, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung ordentlich zu kündigen.